Việc phái cử nhân sự (secondment) là một thực hành phổ biến đối với các công ty đa quốc gia. Bên cạnh nhiều lợi ích khác, hình thức này giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn nhân lực và chuyên môn toàn cầu để hỗ trợ hoạt động của công ty tại Việt Nam. Tuy nhiên, doanh nghiệp nước ngoài cần đảm bảo rằng việc cử nhân sự từ doanh nghiệp nước ngoài sang đơn vị tại Việt Nam không dẫn đến việc hình thành một cơ sở thường trú (permanent establishment – “CSTT”), tức là một hiện diện chịu thuế tại Việt Nam. Nếu không được quản lý đúng cách, việc phái cử nhân sự có thể phát sinh rủi ro thuế cho doanh nghiệp phái cử.
Mặc dù việc hình thành CSTT không chỉ xảy ra qua hình thức phái cử nhân sự, nhưng trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung phân tích riêng trường hợp này.
Phái cử nhân sự tại Việt Nam
Phái cử nhân sự là việc một nhân viên (“người được phái cử”) của doanh nghiệp nước ngoài (“doanh nghiệp phái cử”) được cử sang làm việc cho một pháp nhân tại Việt Nam (“đơn vị tiếp nhận”), trong khi người này vẫn là nhân viên của doanh nghiệp nước ngoài. Trong tình huống như vậy, câu hỏi đặt ra là: liệu doanh nghiệp nước ngoài có vô tình tạo ra một hiện diện chịu thuế tại Việt Nam hay không? Vấn đề nảy sinh khi nhân sự được cử sang có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài và được ủy quyền hành động thay mặt cho doanh nghiệp phái cử trong quá trình làm việc tại Việt Nam.
Tại Việt Nam, việc phái cử nhân sự có thể được cấu trúc theo hai hình thức, di chuyển nội bộ hoặc điều chuyển từ nước ngoài. Trong cả hai trường hợp – và theo quy định của Luật Lao động Việt Nam – người được cử sang phải thuộc một trong các nhóm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Hai hình thức phái cử này khác nhau, nhưng xét dưới góc độ hình thành CSTT thì sự khác biệt đó không mang tính quyết định.
Bản thân việc cử nhân sự không mặc nhiên dẫn đến việc hình thành CSTT của doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên, rủi ro phát sinh CSTT lại phụ thuộc vào bản chất hoạt động mà nhân sự được cử sang thực hiện – chứ không phải vào hình thức phái cử.
Mối đe dọa từ Cơ Sở Thường Trú
Rủi ro từ việc hình thành CSTT
Rủi ro cơ bản trong việc hình thành CSTT là khả năng phát sinh nghĩa vụ thuế ngoài dự kiến tại Việt Nam. CSTT được hiểu là yếu tố làm phát sinh nghĩa vụ thuế, thể hiện việc doanh nghiệp nước ngoài có sự hiện diện cố định và chịu thuế tại Việt Nam. Theo đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp đối với phần lợi nhuận được xác định là phát sinh từ hoạt động của CSTT, bao gồm cả tại Việt Nam và ở nước ngoài.
Rủi ro tài chính từ việc hình thành CSTT có hai khía cạnh chính. Thứ nhất, doanh nghiệp có thể phải chịu truy thu thuế, tiền phạt và tiền chậm nộp, do CSTT có thể đã vô tình được hình thành từ nhiều năm trước. Thứ hai, việc thiết lập CSTT kéo theo gánh nặng tuân thủ pháp lý đáng kể, bao gồm: đăng ký mã số thuế, kê khai và nộp hồ sơ thuế tại Việt Nam, cũng như phối hợp trong các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế – tất cả đều là những nghĩa vụ phát sinh ngoài kế hoạch. Tóm lại, rủi ro của CSTT là việc doanh nghiệp có thể bị truy thu nhiều năm tiền thuế thu nhập doanh nghiệp và tiền phạt tại một quốc gia mà ban đầu doanh nghiệp không hề có ý định trở thành đối tượng nộp thuế chính thức.
Cách mà việc phái cử nhân sự có thể dẫn đến rủi ro CSTT
Một CSTT có thể được hình thành theo nhiều cách khác nhau (ví dụ: thông qua việc thiết lập một địa điểm kinh doanh cố định). Tuy nhiên, trong trường hợp phái cử nhân sự, rủi ro chủ yếu phát sinh từ bản chất hoạt động và thẩm quyền của nhân sự được cử sang đơn vị tiếp nhận ở Việt Nam. Rủi ro hình thành CSTT đặc biệt cao nếu người được cử sang: (a) có thẩm quyền ký kết hợp đồng thay mặt cho doanh nghiệp phái cử; hoặc (b) thường xuyên thực hiện việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, ví dụ như tư vấn, thay mặt cho doanh nghiệp phái cử.
Ví dụ: nếu công việc của nhân sự được cử sang Việt Nam liên quan đến việc lắp đặt hoặc bảo trì các sản phẩm do doanh nghiệp nước ngoài bán ra, hoạt động đó có thể dẫn đến việc hình thành CSTT. Yếu tố then chốt là bên nào chịu trách nhiệm chính cho công việc đó. Nếu đơn vị tiếp nhận tại Việt Nam chịu trách nhiệm hợp đồng hoặc pháp lý về việc lắp đặt/bảo trì và chỉ đạo nhân sự được cử sang thực hiện, thì hoạt động của nhân sự được xem là một phần của hoạt động bình thường của đơn vị tiếp nhận — do đó không hình thành CSTT. Ngược lại, nếu đơn vị tại Việt Nam không chịu trách nhiệm về việc lắp đặt/bảo trì và nhân sự được cử sang thực hiện công việc đó nhằm phục vụ lợi ích của doanh nghiệp nước ngoài, thì rủi ro hình thành CSTT là rất cao.
Ngoài ra, việc đánh giá có hình thành CSTT hay không còn phụ thuộc vào tần suất thực hiện công việc. Do pháp luật chỉ sử dụng thuật ngữ “thường xuyên” mà không đưa ra định nghĩa cụ thể, nên việc thực hiện công việc này nhiều hơn một lần đã có thể tạo ra rủi ro đáng kể về việc hình thành CSTT.
Giảm thiểu rủi ro hình thành CSTT
Nếu giữa Việt Nam và quốc gia của doanh nghiệp phái cử nhân sự có hiệp định tránh đánh thuế hai lần thì hiệp định này sẽ được ưu tiên áp dụng so với luật Việt Nam. Hiệp định thường đưa ra quy định rõ ràng hơn về việc thế nào là CSTT, những ngoại lệ có thể áp dụng, cũng như hệ quả thuế liên quan. Do đó, bước đầu tiên cần thực hiện là xem xét nội dung hiệp định có hiệu lực (nếu có).
Ví dụ, hiệp định thuế giữa Singapore và Việt Nam thu hẹp phạm vi hình thành CSTT. Theo đó, việc chỉ đơn thuần có thẩm quyền ký kết hợp đồng thay mặt cho doanh nghiệp nước ngoài chưa đủ để tạo ra rủi ro CSTT; nhân sự được cử sang phải thường xuyên thực hiện quyền hạn đó mới được xem là CSTT. Hơn nữa, theo hiệp định này, ngay cả khi nhân sự được cử sang “thường xuyên giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ví dụ như tư vấn, thay mặt cho doanh nghiệp nước ngoài”, CSTT cũng không tự động hình thành. CSTT chỉ được thành lập nếu các hoạt động đó vượt quá tổng cộng 183 ngày trong bất kỳ giai đoạn 12 tháng liên tiếp nào.
Tuy nhiên, để duy trì mô hình phái cử nhân sự và giảm thiểu rủi ro hình thành CSTT một cách hiệu quả, doanh nghiệp nước ngoài cần áp dụng một cách tiếp cận có kiểm soát chặt chẽ và mang tính chiến lược, cụ thể như sau:
- Gắn kết nhân sự được phái cử với đơn vị tiếp nhận tại Việt Nam
Nguyên tắc cốt lõi trong việc giảm thiểu rủi ro là phải đảm bảo rằng toàn bộ công việc của nhân sự được cử sang được điều hành và quản lý hoàn toàn bởi đơn vị tiếp nhận tại Việt Nam, đồng thời trở thành một phần không tách rời trong hoạt động kinh doanh thông thường của đơn vị này. Điều này có nghĩa là nhân sự được cử sang phải báo cáo và chịu sự kiểm soát của đơn vị Việt Nam trong mọi khía cạnh công việc.
Bên cạnh đó, toàn bộ hoạt động của nhân sự phải phục vụ lợi ích riêng của đơn vị Việt Nam, không phải của doanh nghiệp nước ngoài. Để duy trì ranh giới rõ ràng, một biện pháp thận trọng là đảm bảo nhân sự không có quyền ký kết hợp đồng hoặc thực hiện bất kỳ hành động nào thay mặt cho doanh nghiệp nước ngoài, trừ khi hiệp định thuế cho phép rõ ràng.
- Lập hồ sơ cẩn trọng và giám sát chặt chẽ các hoạt động
Việc soạn thảo thư phân công công tác (assignment letter) cho nhân sự được cử sang cần được thực hiện rất cẩn trọng. Trong thư này, cần nêu rõ giới hạn thẩm quyền của nhân sự, đảm bảo rằng họ không được phép cam kết hay thực hiện bất kỳ hành động nào thay mặt cho doanh nghiệp nước ngoài, dù là một mình hay phối hợp cùng đơn vị Việt Nam.
Nhân sự được cử sang phải tránh thực hiện các hoạt động mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nước ngoài, chẳng hạn như: thực hiện bán hàng trực tiếp thay mặt cho doanh nghiệp nước ngoài, cung cấp dịch vụ cho khách hàng của doanh nghiệp nước ngoài, hoặc quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nước ngoài. Cần đặc biệt thận trọng, vì việc xác định bên nào là bên được hưởng quyền lợi thực sự từ các hoạt động của nhân sự được cử sang đôi khi không dễ dàng.
- Cân nhắc chấm dứt hoàn toàn quan hệ lao động (nếu khả thi)
Để loại bỏ hoàn toàn rủi ro hình thành CSTT, doanh nghiệp nước ngoài có thể xem xét chấm dứt quan hệ lao động với nhân sự được cử sang Việt Nam. Theo đó, người này sẽ trở thành nhân viên trực tiếp của đơn vị Việt Nam, tức là chuyển từ hình thức phái cử sang hợp đồng lao động thông thường. Bằng cách chấm dứt mối liên kết pháp lý giữa doanh nghiệp nước ngoài và nhân sự, doanh nghiệp có thể loại bỏ rủi ro liên quan đến CSTT. Tuy nhiên, giải pháp này có thể không phù hợp hoặc không khả thi trong các trường hợp phái cử ngắn hạn hoặc tạm thời.
Một tiền lệ thành công
Một vụ việc gần đây giữa Samsung Hàn Quốc và công ty con của họ tại Ấn Độ – mặc dù diễn ra ở một quốc gia khác – lại mang đến bài học quý giá trong việc thiết kế và thực hiện mô hình phái cử nhân sự.
Tòa án Cấp cao Delhi đã phán quyết rằng Samsung Hàn Quốc không hình thành CSTT tại Ấn Độ, chỉ đơn thuần vì cử nhân viên sang làm việc tại công ty con Ấn Độ. Dù bối cảnh pháp lý giữa hai quốc gia khác nhau, lập luận của tòa án mang giá trị tham khảo toàn cầu. Tòa xác định rằng nhân viên được cử sang hoàn toàn chịu sự quản lý và giám sát của công ty con tại Ấn Độ, không phải của Samsung Hàn Quốc. Điểm mấu chốt là các công việc mà họ thực hiện đều phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của công ty Ấn Độ, chứ không nhằm thúc đẩy lợi ích của Samsung Hàn Quốc. Cấu trúc phái cử nhân sự này được thể hiện rõ trong các thỏa thuận ba bên, chứng minh rằng các nhân viên đã được tích hợp hoàn toàn vào hoạt động của công ty con tại Ấn Độ.
Kết quả là, tòa án kết luận rằng Samsung Hàn Quốc không tiến hành hoạt động kinh doanh riêng của mình tại Ấn Độ, và do đó không phải chịu nghĩa vụ thuế tại đây. Vụ việc này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập hồ sơ phái cử nhân sự rõ ràng, đầy đủ và được thực thi đúng cách, nhằm chứng minh sự tách biệt giữa hoạt động của nhân sự được cử sang và lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp nước ngoài.
Kết luận
Việc phái cử nhân sự sang nước ngoài là một chiến lược trọng yếu đối với các tập đoàn đa quốc gia. Để triển khai việc phái cử hiệu quả tại Việt Nam, cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc cơ bản về thuế, đặc biệt là tránh việc hình thành CSTT – điều có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phái cử phải chịu thuế tại Việt Nam. Do đó, việc soạn thảo cẩn trọng các thư phái cử và bản mô tả công việc là vô cùng quan trọng. Nhân sự được cử sang không nên có bất kỳ thẩm quyền nào cho phép họ thực hiện hành vi ràng buộc doanh nghiệp phái cử, và cũng không nên thực hiện các hoạt động mang lại lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp phái cử.
