Công cuộc chuyển đổi số năm 2024 của Việt Nam[1] đã bắt đầu thúc đẩy những tiến bộ trong khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, hướng tới một nền kinh tế số có thu nhập cao. Để tinh giản thủ tục hành chính và giảm bớt gánh nặng quan liêu, tài khoản định danh điện tử (“e-ID”) mới hiện đã được cung cấp cho mọi công dân, các cá nhân đang cư trú tại Việt Nam cũng như tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động tại đây. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về khung pháp lý điều chỉnh việc định danh và xác thực điện tử. Đồng thời, chúng tôi cũng phân tích bản chất và sự cần thiết của tài khoản e-ID đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
- CÁC QUY ĐỊNH ĐIỀU CHỈNH
Quy định đầu tiên của Việt Nam về định danh và xác thực điện tử cho cá nhân và tổ chức đã được giới thiệu vào năm 2022. Vào ngày 25 tháng 6 năm 2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử (“Nghị định 69”). Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2024 và điều chỉnh trực tiếp các hoạt động định danh, xác thực điện tử. Nghị định 69 cũng sửa đổi các quy định về đăng ký định danh điện tử cho người nước ngoài cư trú tại Việt Nam và cho các doanh nghiệp Việt Nam. Những quy định mới áp dụng cho người nước ngoài này được thiết kế tương đồng với các quy định hiện hành đã và đang áp dụng cho công dân Việt Nam.
- BẢN CHẤT CỦA TÀI KHOẢN ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ
Tài khoản định danh điện tử là tập hợp các thông tin trong hệ thống định danh và xác thực điện tử, cho phép xác định duy nhất một cá nhân hoặc tổ chức. Đối với cá nhân, tài khoản e-ID được phân loại thành Mức độ 1 và Mức độ 2. Đối với doanh nghiệp, tài khoản e-ID được cấp dưới dạng Tài khoản định danh điện tử cho tổ chức.
Tài khoản e-ID cá nhân bao gồm: số định danh[2], họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, ngày cấp và nơi cấp hộ chiếu/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, ảnh chân dung và vân tay[3]. Tài khoản e-ID cho tổ chức bao gồm: số định danh của tổ chức, tên (tên tiếng Việt, tên viết tắt hoặc tên tiếng nước ngoài), ngày thành lập, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, mã số doanh nghiệp, mã định danh điện tử, cùng họ tên và số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật.
Tài khoản e-ID được sử dụng để đăng nhập và truy cập các tính năng, dịch vụ trên ứng dụng VNeID[4]. Theo quy định tại Nghị định 69, tài khoản e-ID cùng với các dữ liệu được tích hợp[5] có giá trị pháp lý tương đương với các giấy tờ vật lý tương ứng, có thể được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính, dịch vụ công và các giao dịch, hoạt động khác[6].
Định danh điện tử, thông qua các tài khoản e-ID, là quá trình liên kết một danh tính trong thế giới thực với một danh tính kỹ thuật số. Xác thực điện tử bao gồm việc kiểm tra và xác nhận rằng người đang sử dụng tài khoản e-ID thực sự là chủ sở hữu hợp pháp của danh tính kỹ thuật số đó. Việc xác thực này được thực hiện cho mỗi giao dịch hoặc thủ tục và có thể bao gồm nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm: mật khẩu, khóa bí mật, mã vạch, mã mật khẩu sử dụng một lần (mã OTP), thẻ căn cước, hộ chiếu, hình ảnh khuôn mặt, vân tay, nhận dạng giọng nói, quét mống mắt hoặc các phương thức điện tử khác[7]. Do đó, định danh điện tử và xác thực điện tử thiết lập một cơ chế kỹ thuật số đáng tin cậy, đảm bảo rằng các giao dịch điện tử được minh bạch và có thể truy xuất nguồn gốc.
- THỰC TIỄN SỬ DỤNG TÀI KHOẢN E-ID
- Sự cần thiết
Trước ngày 1 tháng 7 năm 2025, các doanh nghiệp sử dụng các tài khoản định danh riêng biệt trên các cổng dịch vụ công khác nhau (ví dụ: thuế, hải quan, đăng ký kinh doanh và các cổng thông tin cấp tỉnh khác), thường sử dụng mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế. Nghị định 69 đưa ra thời hạn chuyển tiếp một năm để các doanh nghiệp thực hiện đăng ký tài khoản e-ID của tổ chức; sau đó, từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, các hệ thống dịch vụ công sẽ được tích hợp hoàn toàn với hệ thống VNeID. Do đó, các tài khoản doanh nghiệp hiện có trên các cổng dịch vụ công trực tuyến sẽ không còn được chấp nhận. Các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng một tài khoản e-ID thống nhất để truy cập và thực hiện các thủ tục trên một cổng dịch vụ công quốc gia duy nhất[8]. Trên cơ sở đó, các cơ quan quản lý thuế, bao gồm Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính và các cục thuế địa phương, đã ban hành các thông báo và nhắc nhở, đôn đốc doanh nghiệp hoàn tất đăng ký e-ID để đảm bảo không bị gián đoạn hoặc bị từ chối khi nộp hồ sơ thuế, thực hiện thủ tục hành chính và các giao dịch khác. Điều này có nghĩa là các thực thể tại Việt Nam, bao gồm cả các doanh nghiệp Việt Nam có vốn đầu tư nước ngoài, đều phải tạo tài khoản e-ID.
Đối với cá nhân là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, việc đăng ký tài khoản e-ID Mức độ 1 hoặc Mức độ 2 vẫn dựa trên tinh thần tự nguyện và theo nhu cầu, Chính phủ không bắt buộc. Tuy nhiên, việc đăng ký tài khoản e-ID cho doanh nghiệp lại yêu cầu phải có tài khoản e-ID Mức độ 2 của người đại diện theo pháp luật. Mặc dù người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện việc đăng ký bằng tài khoản e-ID Mức độ 2 của cá nhân đó, nhưng cuối cùng, người đại diện theo pháp luật vẫn phải sử dụng tài khoản e-ID Mức độ 2 của chính mình để xác nhận hồ sơ đăng ký. Vì vậy, dù cá nhân người nước ngoài nói chung không bắt buộc phải có tài khoản e-ID, nhưng những người nước ngoài đang giữ vai trò là người đại diện theo pháp luật của các doanh nghiệp Việt Nam có vốn đầu tư nước ngoài bắt buộc phải có tài khoản e-ID Mức độ 2.
- Đăng ký
Các cơ quan, tổ chức đã thành lập hoặc đăng ký hoạt động tại Việt Nam, bao gồm cả các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, đều đủ điều kiện để đăng ký tài khoản e-ID. Việc đăng ký tài khoản e-ID cho tổ chức cần có sự đồng ý của tất cả các người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đó. Quy trình đăng ký tài khoản e-ID cho tổ chức phải được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bởi một người được ủy quyền hợp lệ (việc ủy quyền này sẽ được người đại diện theo pháp luật xác nhận trực tiếp trên ứng dụng VNeID).
Điều kiện tiên quyết để người nước ngoài được cấp tài khoản e-ID là phải có Thẻ thường trú hoặc Thẻ tạm trú[9] tại Việt Nam. Cá nhân nước ngoài từ sáu (06) tuổi trở lên đã có thẻ thường trú/tạm trú đủ điều kiện để được cấp tài khoản định danh điện tử Mức độ 1, và tài khoản Mức độ 2 nếu họ có nhu cầu đăng ký. Cá nhân nước ngoài dưới sáu (06) tuổi có thẻ thường trú/tạm trú có thể được cấp tài khoản định danh điện tử Mức độ 1. Đối với cá nhân dưới 14 tuổi, việc đăng ký phải do người giám hộ thực hiện.
Việc cấp tài khoản định danh điện tử Mức độ 1 và tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp có thể được thực hiện thông qua ứng dụng VNeID trên thiết bị số. Tuy nhiên, để được cấp tài khoản định danh điện tử Mức độ 2, người nước ngoài phải trực tiếp đến nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập khẩu hoặc cơ quan công an cấp tỉnh. Hồ sơ đăng ký bao gồm tờ khai đăng ký (yêu cầu số điện thoại di động đã đăng ký tại Việt Nam và địa chỉ email), cùng với dữ liệu sinh trắc học như ảnh chân dung và vân tay.
- ƯU & NHƯỢC ĐIỂM
Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam khi sở hữu tài khoản e-ID Mức độ 2 có thể xác thực danh tính cho các giao dịch như ngân hàng và thuê nhà, tiếp cận các dịch vụ công dễ dàng hơn (ví dụ như khai thuế hay khai báo tạm trú trực tuyến) và lưu trữ thẻ cư trú điện tử cùng các giấy tờ chính thức khác. Định danh điện tử Mức độ 2 có giá trị tương đương với hộ chiếu trong hầu hết các quy trình hành chính, giúp giảm thiểu việc phải mang theo hộ chiếu vật lý hoặc các giấy tờ khác. Đối với doanh nghiệp, mã định danh điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký số các văn bản hoặc hợp đồng, kê khai thuế trực tuyến và thực hiện các dịch vụ công như xin cấp giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép xây dựng. Nếu không có tài khoản định danh điện tử, các công ty sẽ phải thực hiện các thủ tục hành chính truyền thống dựa trên giấy tờ, gây tốn thời gian và nguồn lực vì các thủ tục này thường đòi hỏi phải nộp hồ sơ trực tiếp với các chứng từ phức tạp. Như vậy, việc định danh và xác thực điện tử giúp tinh giản các quy trình dịch vụ công, giúp cho doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu quản lý một cách hiệu quả và thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, một hạn chế đáng kể của quy định này là các cá nhân nước ngoài không cư trú tại Việt Nam hoặc không có thẻ thường trú/tạm trú còn hiệu lực thì không đủ điều kiện để đăng ký tài khoản định danh điện tử Mức độ 2 và phải chờ hướng dẫn thêm từ cơ quan chức năng. Trong những trường hợp này, các công ty nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam, đặc biệt là những đơn vị không có cơ sở thành lập chính thức (chỉ thuộc diện quản lý thuế) và không có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, có thể phải đối mặt với những hạn chế vận hành lớn, do dự kiến sẽ gặp khó khăn khi truy cập các cổng dịch vụ công sau ngày 1 tháng 7 năm 2025.
—-
Bằng cách tinh giản các thủ tục và tập trung hóa dữ liệu về công dân, cư dân và các tổ chức, việc định danh và xác thực điện tử đóng vai trò là công cụ then chốt cho quản trị số. Mặc dù các lợi ích là rõ ràng, nhưng các quy định bắt buộc cũng tạo ra những nghĩa vụ tuân thủ cụ thể cho doanh nghiệp. Do đó, việc sở hữu một tài khoản định danh điện tử hiện nay là yêu cầu cần thiết đối với các cá nhân và doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam.
[1] Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2024 về các đột phá trong phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
[2] Số này là một dãy số duy nhất được hệ thống tạo ra để quản lý tài khoản định danh điện tử của cá nhân là người nước ngoài.
[3] Tài khoản e-ID Mức độ 2 bao gồm thêm thông tin vân tay, trong khi tài khoản Mức độ 1 chỉ giới hạn ở các thông tin cơ bản và ảnh chân dung.
[4] VNeID là nền tảng số được phát triển và vận hành bởi Trung tâm Dữ liệu quốc gia về dân cư thuộc Bộ Công an.
[5] Đối với công dân Việt Nam, thông tin tích hợp có thể bao gồm bằng lái xe, thông tin cư trú, hộ chiếu và bảo hiểm y tế. Đối với người nước ngoài, thông tin này bao gồm hộ chiếu, thị thực (visa) và thông tin cư trú.
[6] Điều 9, Nghị định 69.
[7] Khoản 6 đến Khoản 8, Điều 3, Nghị định 69.
[8] Khoản 4 Điều 40, Nghị định 69.
[9] Thẻ thường trú/tạm trú là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người nước ngoài được phép cư trú có thời hạn hoặc vô thời hạn tại Việt Nam; thẻ này có giá trị thay thế thị thực (visa).
Hồ Huỳnh Bảo Trân
