Thông thường, các bên có thể giao kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch mà không cần lập thành văn bản chính thức. Thực tiễn này được hình thành chủ yếu dựa trên sự tin tưởng, mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa các bên, tập quán hoặc thói quen địa phương. Mọi người có thể nhận thấy rằng thỏa thuận miệng (không lập thành văn bản) có giá trị yếu hơn so với hợp đồng bằng văn bản được tất cả các bên ký kết. Mặt khác, các bên có thể cho rằng việc lập và ký một hợp đồng bằng văn bản là phiền phức, đặc biệt khi giữa các bên có quan hệ tốt hoặc đã từng thực hiện thành công các giao dịch mà không cần lập thành văn bản trước đó. Tuy vậy, sự thận trọng luôn cần thiết. Tranh chấp có thể dễ dàng phát sinh trong khi thực tế lại thiếu bằng chứng rõ ràng để giải quyết.
Thỏa thuận không lập thành văn bản mang lại sự thuận tiện.
Mọi người thường cho rằng thỏa thuận không lập thành văn bản mang lại một số lợi ích. Ví dụ như nó đơn giản, chỉ cần dựa trên sự tin tưởng giữa các bên. Ngược lại, việc lập hợp đồng bằng văn bản có thể bị xem là tốn thời gian. Khi mối quan hệ giữa các bên đang tiến triển tốt, họ cho rằng việc yêu cầu một hợp đồng bằng văn bản sẽ gây khó xử. Tuy nhiên, các bên cần nhận thức là sẽ không có biện pháp bảo vệ thích hợp trong trường hợp một thỏa thuận được xác lập bằng lời nói không còn được tôn trọng.
Thỏa thuận không lập thành văn bản có giá trị pháp lý không?
Trong một số giao dịch nhất định, pháp luật yêu cầu các bên phải lập hợp đồng bằng văn bản. Tuy nhiên, nhìn chung, pháp luật cho phép thỏa thuận không cần lập thành văn bản dựa trên cơ sở của nguyên tắc tự do hợp đồng. Nguyên tắc này cho phép các bên tự do xác định hình thức giao kết hợp đồng. Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại đều cho phép hợp đồng có thể được xác lập bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng các hành vi cụ thể. Theo Bộ luật Dân sự, yếu tố quan trọng để hình thành hợp đồng dân sự là “sự thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Khi có sự thỏa thuận giữa các bên–dù bằng văn bản hay bằng lời nói–thì giá trị pháp lý của thỏa thuận đó vẫn được công nhận.
Thỏa thuận không lập thành văn bản có thể được thể hiện dưới hai hình thức sau:
- Bằng lời nói: Là việc các bên giao kết thỏa thuận chỉ thông qua lời nói. Ví dụ đơn giản, người bán giao chiếc xe đạp cho người mua và nói: “Hãy trả tôi 10 triệu đồng vào tháng sau”. Nếu người mua trả lời là mình đồng ý, một thỏa thuận miệng đã được xác lập giữa các bên.
- Bằng hành vi cụ thể: Thỏa thuận có thể được xác lập thông qua các hành vi. Cụ thể, các bên thiết lập quyền và nghĩa vụ bằng hành động thực tế, thay vì bằng lời nói hay văn bản. Ví dụ, khi khách hàng lấy hàng hóa tại cửa hàng tiện lợi, điều đó có nghĩa là khách hàng đồng ý thanh toán cho hàng hóa đó theo mức giá niêm yết tại quầy thanh toán. Các hành vi này, khi kết hợp lại, tạo thành một hợp đồng được xác lập bằng hành vi giữa khách hàng và cửa hàng.
Khi thỏa thuận đã được giao kết giữa các bên, và miễn là không trái pháp luật, thỏa thuận không lập thành văn bản vẫn có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng bằng văn bản. Nói cách khác, giá trị pháp lý của hợp đồng không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được xác lập bằng lời nói hoặc bằng các hành vi cụ thể.
Vì sao thỏa thuận không lập thành văn bản tiềm ẩn rủi ro?
Giá trị của thỏa thuận không lập thành văn bản thường được xem là yếu. Ngay cả khi có nhân chứng, tính chắc chắn của thỏa thuận này vẫn không được bảo đảm. Bên liên quan sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh sự tồn tại của thỏa thuận khi không có văn bản. Các bên và nhân chứng có thể bất đồng về những gì đã thực sự được thỏa thuận. Sự ghi nhớ của nhân chứng có thể thiếu chính xác và họ có thể không thống nhất với nhau. Lời hứa có thể dễ dàng bị phủ nhận bởi bên có nghĩa vụ. Ngay cả trong trường hợp có thể chứng minh sự tồn tại của lời hứa, thì các điều khoản và điều kiện đã thống nhất vẫn có thể bị tranh cãi nếu không có văn bản ghi nhận.
Làm thế nào để bảo đảm giá trị pháp lý của thỏa thuận không lập thành văn bản?
Mặc dù thiếu sự chắc chắn, các thỏa thuận bằng lời nói vẫn thường xuyên được sử dụng, đặc biệt trong các giao dịch giữa các cá nhân, bạn bè hoặc các doanh nghiệp nhỏ. Trên thực tế, việc chứng minh các bên đã thỏa thuận những gì thường không dễ dàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các bên vẫn có thể chứng minh rằng đã tồn tại một sự thỏa thuận. Ví dụ, có thể chứng minh rằng một bên đã cung cấp dịch vụ hoặc chào bán hàng hóa cho bên kia, và bên kia đã xác nhận việc chấp nhận đề nghị đó thông qua trao đổi bằng thư từ, bản ghi nhớ có chữ ký hoặc một văn bản đơn giản ghi lại những gì đã thống nhất. Điều này đồng nghĩa với việc cả hai bên đều thừa nhận thỏa thuận đã được xác lập.
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện thỏa thuận, các bên cần lưu giữ các hồ sơ liên quan đến giao dịch, chẳng hạn như phiếu thanh toán, biên lai, hóa đơn, v.v. Các bên có thể ghi hình hoặc thực hiện các trao đổi qua email, v.v. Những tài liệu này giúp bảo đảm các bên có bằng chứng để chứng minh giao dịch được xác lập, cũng như các điều khoản và nghĩa vụ trong trường hợp phát sinh tranh chấp. Bên tạo lập các tài liệu có thể chia sẻ chúng với bên kia, đề nghị bên đó có ý kiến, v.v. Trong một số trường hợp, các tài liệu này có thể được lập hoặc ký bởi cả hai bên.
Kết luận
Pháp luật Việt Nam thừa nhận thỏa thuận không lập thành văn bản. Các thỏa thuận này có giá trị pháp lý miễn là chúng không vi phạm pháp luật. Thỏa thuận không lập thành văn bản có cả ưu và nhược điểm. Tính thuận tiện, dĩ nhiên, là một trong các ưu điểm. Tuy nhiên, những nhược điểm có thể vượt trội hơn các ưu điểm. Việc thiếu rõ ràng luôn tiềm ẩn nguy cơ phát sinh tranh chấp. Hợp đồng bằng văn bản có thể bao gồm các quy định, điều khoản cụ thể và do đó loại trừ các rủi ro vốn có của thỏa thuận không lập thành văn bản.
Tính chất và mức độ phức tạp của giao dịch có thể là cơ sở để cân nhắc. Thỏa thuận không lập thành văn bản có thể phù hợp đối với các giao dịch rủi ro thấp, chẳng hạn giao dịch ngắn hạn với giá trị nhỏ. Tuy nhiên, nếu không có lý do chính đáng để làm khác đi, hợp đồng bằng văn bản hoặc ít nhất một bản ghi nhớ có chữ ký của các bên rõ ràng là phương án ưu tiên.
