Pháp luật Việt Nam cho phép người sử dụng lao động được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do người lao động không hoàn thành công việc. Tuy nhiên, điều kiện để người sử dụng lao động thực hiện việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp này được pháp luật quy định rất chặt chẽ. Hầu hết việc đơn phương chấm dứt sẽ gặp phải sự phản đối mạnh mẽ từ người lao động; thực tế triển khai việc chấm dứt cũng gặp nhiều khó khăn về thủ tục và ẩn chứa nhiều rủi ro phát sinh tranh chấp pháp lý.
Bài viết này trình bày các quy định của pháp luật, những thách thức nhân sự thường gặp, thực tiễn áp dụng và những biện pháp mang tính thay thế mà người sử dụng lao động có thể áp dụng khi muốn chấm dứt hợp đồng do người lao động không hoàn thành công việc.
Pháp luật quy định như thế nào?
Khoản 1(a) Điều 36 của Bộ Luật Lao Động 2019 quy định rằng người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu người lao động “thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động”. Pháp luật lao động không định nghĩa như thế nào là “thường xuyên” và cũng không quy định làm thế nào để đánh giá “không hoàn thành công việc”. Sự mơ hồ này tạo ra rào cản và rủi ro pháp lý tiềm ẩn cho người sử dụng lao động. Về cơ bản, có thể hiểu rằng việc chấm dứt hợp đồng không thể dựa trên một lần người lao động không hoàn thành công việc. Người sử dụng lao động phải chứng minh được một quá trình làm việc không hiệu quả kéo dài với những bằng chứng khách quan.
Để chấm dứt hợp đồng lao động một cách hợp pháp với lý do do người lao động không hoàn thành công việc, người sử dụng lao động phải có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động (gọi tắt là “Quy Chế Đánh Giá Hiệu Suất”). Quy chế này phải có các tiêu chí cụ thể nhằm xác định trường hợp nào được xem là không hoàn thành công việc. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến công đoàn cơ sở (nếu có) và được đối thoại định kỳ với nhóm đại diện người lao động tham gia đối thoại về quy chế này trước khi ban hành. Nếu không có Quy Chế Đánh Giá Hiệu Suất, việc chấm dứt hợp đồng do người lao động không hoàn thành công việc có thể bị xem là trái pháp luật.
Những khó khăn trên thực tiễn áp dụng là gì?
Mặc dù quy định pháp lý khá rõ ràng về mặt lý thuyết, người sử dụng lao động và bộ phận nhân sự thường gặp nhiều khó khăn khi áp dụng vào thực tế.
- Thiếu Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc (Performance Policy) chính thức
Thực tế áp dụng tồn tại nhiều khó khăn. Nhiều doanh nghiệp không ban hành Quy Chế Đánh Giá Hiệu Suất, hoặc đã ban hành nhưng thường không rõ ràng, chỉ quy định đánh giá hiệu suất làm việc mang tính khái quát và khó xác định tiêu chí cụ thể. Nhiều công ty, đặc biệt là công ty con của tập đoàn nước ngoài, thường dựa vào quy chế đánh giá hiệu suất toàn cầu do công ty mẹ ban hành, chứ không phải quy chế do công ty con tại Việt Nam ban hành. Ngoài việc thường thiếu quy định chi tiết, những quy chế toàn cầu còn có thể không phù hợp với pháp luật lao động Việt Nam. Nếu quy chế không được ban hành tại Việt Nam, có thể nó không có giá trị áp dụng ở Việt Nam.
- Tài liệu không đầy đủ hoặc không nhất quán
Trong một số trường hợp, ngay cả khi đã ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động, nhiều doanh nghiệp vẫn không thực hiện đánh giá định kỳ hoặc không lưu trữ hồ sơ đầy đủ. Thiếu hồ sơ, tài liệu chứng minh sẽ làm suy giảm đáng kể vị thế pháp lý của người sử dụng lao động khi xảy ra tranh chấp liên quan đến việc đánh giá hiệu suất công việc. Nếu không có bằng chứng khách quan và nhất quán, người sử dụng lao động gần như không thể chứng minh rằng người lao động “thường xuyên không hoàn thành công việc”.
Tòa án Việt Nam yêu cầu phải có hồ sơ, tài liệu rõ ràng bằng văn bản để chứng minh việc người lao động không hoàn thành công việc. Việc thiếu các chứng cứ này thường dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng lao động bị xem là trái pháp luật.
- Bản mô tả công việc không được cập nhật
Việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động phải dựa trên nhiệm vụ thực tế của người lao động như được quy định trong bản mô tả công việc. Nếu bản mô tả công việc mơ hồ, không được cập nhật hoặc không thể hiện những nhiệm vụ hiện tại, người sử dụng lao động sẽ khó chứng minh rằng việc chấm dứt hợp đồng do “người lao động không hoàn thành công việc” là hợp lý. Bản mô tả công việc chính xác và cập nhật thường xuyên là điều kiện quan trọng để việc đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động được thực hiện một cách công bằng, khách quan và có cơ sở pháp lý.
- Chấm dứt hợp đồng vội vàng
Một số người sử dụng lao động đã đơn phượng chấm dứt hợp đồng “ngay lập tức” chỉ sau một lần người lao động không hoàn thành công việc. Điều này vi phạm yêu cầu “thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ”. Nếu người lao động không đồng ý với việc chấm dứt, nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động phải chứng minh rằng người lao động đã nhiều lần không đạt yêu cầu công việc và quy trình chấm dứt hợp đồng lao động được thực hiện đúng luật. Trong trường hợp tài liệu không rõ ràng hoặc thiếu chứng cứ, quyền lợi của người lao động sẽ được ưu tiên bảo vệ.
Người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm gì khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật?
Người sử dụng lao động không tuân thủ quy trình chấm dứt hợp đồng lao động theo luật định sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý phát sinh từ việc chấm dứt trái luật. Người sử dụng lao động sẽ phải nhận người lao động trở lại làm việc và thanh toán các khoản bồi thường sau đây:
- Tiền lương, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho khoảng thời gian người lao động không được làm việc.
- Ít nhất hai tháng tiền lương.
- Trợ cấp thôi việc, nếu người lao động không muốn quay lại làm việc.
- Ít nhất thêm hai tháng tiền lương nếu người sử dụng lao động không muốn nhận người lao động trở lại và người lao động đồng ý không quay lại.
- Thanh toán tiền lương thay cho thời hạn thông báo chấm dứt hợp đồng, nếu doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ báo trước như quy định pháp luật.
Các khoản thanh toán này phải được thực hiện trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Trong trường hợp đặc biệt (ví dụ: doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu), thời hạn có thể kéo dài, nhưng không được vượt quá 30 ngày kể từ ngày chấm dứt.
Người lao động cũng có thể yêu cầu thương lượng để nhận thêm nhiều tháng lương bồi thường hơn. Điều này cộng với sự gián đoạn nội bộ kéo dài có thể trở thành mối quan ngại đáng kể đối với người sử dụng lao động.
Một số thực tiễn mà người sử dụng lao động nên áp dụng là gì?
Để xây dựng một quy trình hợp pháp nhằm chấm dứt hợp đồng với người lao động do không hoàn thành công việc, người sử dụng lao động cần ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động một cách rõ ràng và được thể hiện bằng văn bản đầy đủ. Việc ban hành quy chế này phải tuân theo quy định pháp luật, bao gồm tham khảo ý kiến tổ chức đại diện của người lao động tại cơ sở (nếu có) và đối thoại với nhóm đại diện người lao động. Quy chế cần có các tiêu chí cụ thể, có thể đo lường và các tiêu chí này phù hợp với bản mô tả công việc và nhiệm vụ của người lao động.
Trong một số trường hợp, trước khi tiến hành thủ tục chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động sẽ tạo cơ hội cho người lao động cải thiện hiệu quả công việc thông qua Kế Hoạch Cải Thiện Hiệu suất [Performance Improvement Plan (“PIP”)]. Quy trình PIP có thể bao gồm phản hồi thường xuyên, đánh giá định kỳ để xem người lao động có cải thiện không trước khi người sử dụng lao động quyết định chấm dứt hợp đồng. Người sử dụng lao động không bắt buộc phải thực hiện PIP. Tuy nhiên, việc thực hiện PIP được xem là một biện pháp quan trọng và hữu ích, vì nó thể hiện sự thiện chí và công bằng của người sử dụng lao động trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Việc thể hiện rằng người sử dụng lao động đã thực hiện các biện pháp hợp lý để hỗ trợ người lao động trước khi xem xét chấm dứt ghợp đồng sẽ giúp người sử dụng lao động củng cố vị thế pháp lý và giảm nguy cơ bị khiếu kiện về chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.
Những biện pháp nào có thể thay thế cho việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?
Các biện pháp chấm dứt hợp đồng khác
Do ảnh hưởng về tình cảm, tài chính và uy tín mà việc chấm dứt hợp đồng có thể gây ra cho người lao động, cùng với sự phản đối thường thấy từ phía người lao động, một số doanh nghiệp ưu tiên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng với người lao động thay vì đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Phương án này cho phép hai bên thương lượng các điều khoản chấm dứt hợp đồng, bao gồm ngày chấm dứt hợp đồng, khoản bồi thường và các hỗ trợ bổ sung. Việc đạt được thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giúp giảm thiểu nguy cơ phát sinh tranh chấp pháp lý và tạo điều kiện cho quá trình chấm dứt diễn ra một cách tôn trọng và thiện chí hơn.
Trong một số trường hợp, người lao động có thể lựa chọn tự nguyện nghỉ việc nếu cảm thấy công việc không phù hợp với mình. Người sử dụng lao động có thể hỗ trợ người lao động bằng các biện pháp như kéo dài thời gian báo trước, hỗ trợ tìm kiếm việc làm mới và các ưu đãi tài chính nhằm tạo điều kiện cho quá trình chấm dứt hợp đồng diễn ra thuận lợi.
Các lựa chọn không chấm dứt hợp đồng
Trong một số trường hợp, người sử dụng lao động có thể xem xét các biện pháp thay thế việc chấm dứt hợp đồng, đặc biệt khi người lao động không hoàn thành công việc không xuất phát từ sự thiếu trách nhiệm mà do sự không phù hợp giữa kỹ năng của người lao động và vị trí công việc được giao. Ví dụ, nếu vị trí hiện tại không phù hợp với năng lực hoặc trình độ của người lao động, việc điều chuyển người lao động sang một vị trí phù hợp hơn có thể là giải pháp thực tế và mang tính tích cực. Cách tiếp cận này giúp duy trì quan hệ lao động đồng thời giải quyết vấn đề hiệu suất theo hướng không đối đầu.
Một phương án thay thế khác là cung cấp các chương trình đào tạo bổ sung hoặc chương trình cố vấn (mentoring) cho người lao động. Bằng cách đầu tư vào phát triển năng lực của người lao động, người sử dụng lao động thể hiện cam kết của mình trong việc hỗ trợ nhân viên phát triển, thay vì lựa chọn chấm dứt hợp đồng ngay lập tức. Điều này cũng góp phần nâng cao giữ chân nhân viên và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Các biện pháp theo hướng không chấm dứt hợp đồng không phải lúc nào cũng phù hợp, nhưng khi được áp dụng, chúng thể hiện cách tiếp cận tích cực và nhân văn hơn trong quản lý hiệu suất. Người sử dụng lao động được đánh giá là đã nỗ lực tìm kiếm và áp dụng những giải pháp có lợi cho cả công ty và người lao động, đồng thời giảm nguy cơ tranh chấp pháp lý và tổn hại uy tín.
Kết luận
Người lao động không hoàn thành công việc là căn cứ hợp pháp để người sử dụng lao động được đơn phương chấm dứt hợp đồng, nhưng việc thực hiện không phải lúc nào cũng dễ dàng. Người sử dụng lao động cần cân nhắc giữa quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng với các thực biện pháp thay thế khác để tránh những tranh chấp pháp lý. Việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động rõ ràng, tạo cơ hội cho người lao động cải thiện hiệu quả làm việc, và lưu trữ đầy đủ hồ sơ cho quá trình đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện việc chấm dứt hợp đồng do người lao động không hoàn thành công việc, một cách thuận lợi hơn, hoặc người sử dụng lao động có thể cân nhắc áp dụng các giải pháp thay thế khả thi và phù hợp với thực tiễn của doanh nghiệp.
